Descriptif de l’emploi

  • Assister le Directeur et la Directrice adjointe dans leurs activités quotidiennes
  • Assurer la gestion et le suivi des documents utiles au bon fonctionnement du service
  • Assurer un rôle d’interface avec le service des Ressources Humaines (actions courantes)
  • Assurer le suivi interne des agents d’entretien (prestataire externe)

Missions

  1. Accueil physique et téléphonique :
    • Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique
    • Informer et orienter les personnes, usagers…Recevoir, filtrer et transférer des appels téléphoniques
    • Analyser et traiter une demande d’informations / de conseils (mener des recherches, analyser des informations, formuler une réponse)
    • Prendre des rendez-vous en respectant un planning et en fonction des priorités et des échéances
  2. Etablissement, gestion et suivi de documents administratifs spécifiques
    • Rédiger, saisir et mettre en forme des documents et/ou courriers courants
    • Préparer les dossiers pour la direction ou pour des réunions
    • Prendre des notes en réunion et rédiger un compte-rendu
    • Gérer l’administration de la base de contacts du Conservatoire (Outlook)Identifier les documents à conserver, déterminer le classement du serveur le plus pertinent (alphabétique, thématique, chronologique) et le mettre en œuvre.
    • Trier et répartir les courriers et documents au sein du service
    • Mise en place logistique des réunions et des déplacements professionnels
    • Diffuser des documents, des informations en amont d’une réunion/d’instances en respectant les délais de transmission
    • Etablir des ordres de mission, des états de frais de déplacements, y compris pour les enseignants (hors secteur animation)
    • Organiser la logistique liée à un événement, une réunion, un déplacement (préparer les équipements, organiser la restauration, assurer les réservations…)
  3. Planification des agendas du directeur et de la directrice adjointe du Conservatoire
    • Mettre à jour un planning
    • Prendre des rendez-vous en respectant un planning et en fonction des priorités et des échéances
    • Organiser des réunions
  4. Participation à la gestion RH
    1. Assurer un premier niveau d’informations pour les enseignants (documents à fournir, réception et signature des arrêtés et contrats, autorisations d’absence, …)
    2. Prendre les rendez-vous pour les visites médicales
    3. Suivre en lien avec la Direction des Ressources Humaines les demandes de formation continue des enseignants

Profils demandés

  • Maîtriser l’outil informatique et les logiciels bureautiques courants, logiciels métier pour le courrier (e-courrier) : caractéristiques et fonctionnalités
  • Connaissances des activités du Conservatoire et personnels de la collectivité
  • Notions de médiation et techniques de résolution des conflits
  • Règles de l’expression orale et écrite (grammaire, orthographe, syntaxe)
  • Usages et procédures administratives de la Fonction Publique Territoriale
  • Respect de la confidentialité et discrétion
  • Rigueur, autonomie, respect et diplomatie
Temps de travail :
Complet, 35h00 hebdomadaire

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap
Poste à pourvoir le : 01/09/2020
Date limite de candidature : 04/05/2020
METZ METROPOLE
HARMONY PARK
11 Boulevard SOLIDARITE
BP 55025
57071 METZ
03 87 20 10 00
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