Le CONSERVATOIRE DE METZ recrute un assistant de direction [H/F]

Descriptif de l’emploi

• Assister le Directeur et la Directrice adjointe dans leurs activités quotidiennes
• Assurer la gestion et le suivi des documents utiles au bon fonctionnement du service
• Assurer un rôle d’interface avec le service des Ressources Humaines (actions courantes)
• Assurer le suivi interne des agents d’entretien (prestataire externe)

Missions

1. Accueil physique et téléphonique :
   • Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique
   • Informer et orienter les personnes, usagers…Recevoir, filtrer et transférer des appels téléphoniques
   • Analyser et traiter une demande d’informations / de conseils (mener des recherches, analyser des informations, formuler une réponse)
   • Prendre des rendez-vous en respectant un planning et en fonction des priorités et des échéances
2. Etablissement, gestion et suivi de documents administratifs spécifiques
   • Rédiger, saisir et mettre en forme des documents et/ou courriers courants
   • Préparer les dossiers pour la direction ou pour des réunions
   • Prendre des notes en réunion et rédiger un compte-rendu
   • Gérer l’administration de la base de contacts du Conservatoire (Outlook)Identifier les documents à conserver, déterminer le classement du serveur le plus pertinent (alphabétique, thématique, chronologique) et le mettre en œuvre.
   • Trier et répartir les courriers et documents au sein du service
   • Mise en place logistique des réunions et des déplacements professionnels
   • Diffuser des documents, des informations en amont d’une réunion/d’instances en respectant les délais de transmission
   • Etablir des ordres de mission, des états de frais de déplacements, y compris pour les enseignants (hors secteur animation)
   • Organiser la logistique liée à un événement, une réunion, un déplacement (préparer les équipements, organiser la restauration, assurer les réservations…)
3. Planification des agendas du directeur et de la directrice adjointe du Conservatoire
   • Mettre à jour un planning
   • Prendre des rendez-vous en respectant un planning et en fonction des priorités et des échéances
   • Organiser des réunions
4. Participation à la gestion RH
   1. Assurer un premier niveau d’informations pour les enseignants (documents à fournir, réception et signature des arrêtés et contrats, autorisations d’absence, …)
   2. Prendre les rendez-vous pour les visites médicales
   3. Suivre en lien avec la Direction des Ressources Humaines les demandes de formation continue des enseignants

Profils demandés

• Maîtriser l’outil informatique et les logiciels bureautiques courants, logiciels métier pour le courrier (e-courrier) : caractéristiques et fonctionnalités
• Connaissances des activités du Conservatoire et personnels de la collectivité
• Notions de médiation et techniques de résolution des conflits
• Règles de l’expression orale et écrite (grammaire, orthographe, syntaxe)
• Usages et procédures administratives de la Fonction Publique Territoriale
• Respect de la confidentialité et discrétion
• Rigueur, autonomie, respect et diplomatie