le CFMI recrute un adjoint administratif [H/F]

Missions

• Gestion financière
  • Suivi des achats (devis, bon de commande, livraison, service fait, paiement) sous l’autorité fonctionnelle de l’assistant administratif et financier
  • Suivi des ordres de mission
• Gestion matérielle
  • Gestion des stocks de fournitures
  • Gestion du prêt d’instruments et matériel informatique et audio aux étudiants
• Gestion administrative
  • Assistance à l’organisation des réunions, élections et conseils
  • Suivi administratif des projets, classement et archivage
  • Gestion du courrier
• Gestion en scolarité
  • Accueil des étudiant
  • Saisie des inscription
  • Assistance dans l’organisation matérielle des jurys et des tests d’entrée
  • Suivi des dossiers de scolarité (formations initiale et continue), suivi de l’assiduité, conventions de stage, archivage, bourses
  • Mise à jour du planning général
  • Mise en ligne des documents liés à la scolarité
  • Gestion des salles
  • Suivi administratif des stages en lien avec le coordinateur pédagogique
• Communication
  • Diffusion de la communication
  • Assistance à l’organisation événementielle
  • Captation audiovisuelle des prestations publiques des étudiants (éventuellement)

Compétences

• savoir sur l’environnement professionnel
  • Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur
  • Intérêt pour la musique et les arts
• savoir-faire opérationnel :
  • Maitrise de l’outil informatique (Pack Office – Word et Excel)
  • Savoir planifier ses activités
  • Savoir gérer les urgences
  • Maitrise du logiciel Apogée serait un plus
• savoir-faire comportemental :
  • Aisance rédactionnelle, orale et relationnelle
  • Sens du contact, goût pour le travail en équipe
  • Rigueur, curiosité, initiative, sens de l’organisation
  • Maîtrise éventuelle d’une langue étrangère

Environnement et contexte de travail

• Descriptif du service
  • Nom du service : Centre de Formation de Musiciens Intervenants (CFMI), département de la Faculté des Arts
  • Nombre d’agents du service : 4
  • Nombre d’agents à encadrer : /
  • Lieu d’exercice : 10 boulevard de Nancy – 67600 Sélestat
• Relation hiérarchique
  • Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la directrice du CFMI, et de l’assistant administratif et financier
• Relations fonctionnelles
  • Contacts quotidiens avec : la direction, l’équipe, les étudiants, les formateurs, les partenaires, les services de la faculté des arts et éventuellement les services centraux de l’Université.
• Contraintes particulières
  • Disponibilité, flexibilité horaire (événements occasionnels soirs et weekends)

Informations pratiques

• Poste à pourvoir à partir du 15 janvier 2018
• CDD de 12 mois à temps plein
• Statut : agent contractuel de la fonction publique
• Rémunération selon la grille de la fonction publique : Catégorie C – Adjoint technique de recherche et de formation
• Formation souhaitée: Niveau BTS / Bac+2 – expérience souhaitée dans le domaine du secrétariat
• Les entretiens auront lieu le 21 décembre 2017

Identification du poste
Catégorie : C ADJTECH
Temps plein
UFR, Direction, Service : Centre de Formation de Musiciens Intervenants (CFMI) / Faculté des Arts

Adresse :
10 boulevard de Nancy
BP20186
67604 Sélestat cedex

Branche d’activité professionnelle – BAP
BAP J –

Fonction exercée
Adjoint administratif

Situation du poste dans l’organigramme
Poste placé sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du CFMI, et sous la responsabilité fonctionnelle de l’assistant administratif et financier du CFMI

Adresser C.V. et lettre de motivation, par courriel uniquement, avant le 13 décembre 2017 à l’attention de:

Sophie Marest
Directrice du CFMI

Renseignements sur le poste :
Noémie Lang

03 68 85 73 82

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