PASSAGES [Metz] recrute un responsable administration [H/F]

Passages est une fenêtre ouverte sur le théâtre international depuis plus de 20 ans. Installé à Metz, dans la région aux quatre frontières, Passages développe un projet singulier d’accueil de créations internationales, de soutien aux artistes d’ici et d’ailleurs et fait voler en éclats les notions d’identités, de frontières et d’étrangers.

L’association organise

• Un festival tous les deux ans : le festival qui relie les Mondes, Passages
• Une programmation de spectacles en partenariat avec les structures culturelles de Metz en dehors des temps de festival
• Des ateliers artistiques ouverts à la population
• Un projet européen Bérénice un réseau d’acteurs culturels et sociaux de lutte contre les discriminations

Il ou elle aura pour mission la gestion et le suivi administratif, social, budgétaire et financier de l’association Passages basée au 10 rue des Trinitaires à Metz.

Sous la responsabilité du Directeur, la ou le Responsable d’administration aura pour mission d’assurer :

Les Demandes de financements :

• Élaboration, veille et suivi des demandes de financement publics et privés (montage dossiers, conventions, trésorerie)

La Gestion budgétaire et financière :

• Élaboration et suivi des budgets prévisionnels de fonctionnement et d’activités,
• Reporting à la direction et aux membres de l’association (élaboration d’outils de suivi et d’analyse),
• Élaboration d’une comptabilité analytique, suivi du travail comptable en lien avec le cabinet comptable
• Participation à la clôture des comptes (avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes)
• Relation et suivi avec la banque
• Élaboration et suivi du plan de trésorerie
• Relation fournisseurs (devis, validation et règlement des factures etc…)

Production de Spectacles et des évènements partenaires :

• Élaboration et suivi des conventions de partenariats (contrats de cessions, de co-réalisation de coproductions…)
• Droits d’auteurs (déclaration SACD, SACEM, droits voisins)

Bérénice (en lien avec la Chargée de mission Bérénice) :

• Suivi financier et budgétaire du projet Bérénice (respect des règles d’éligibilités des dépenses / préparation des créances) et relation avec le contrôleur de 1^er niveau
• Consolidation des demandes de cession de créances
• Relation et suivi sur les budgets élaborés par les autres administrateurs des partenaires du projet européen

Sous la responsabilité de la Secrétaire Générale, la ou le Responsable d’administration aura pour mission d’assurer :

Les Demandes de financements :

• Partenaires privés et mécènes : élaboration et suivi des conventions

La Gestion administrative et sociale de Passages :

• Gestion sociale et RH en lien avec le cabinet comptable :
  • Ressources humaines et gestion de la politique salariale et statutaire :
    • Mise en place des recrutements
    • Élaboration fiches de poste, suivi des recrutements, etc…
    • Embauche d’artistes étrangers
  • Suivi des permanents (traitement de la paie en lien avec le cabinet comptable, suivi des congés des salariés permanents, suivi et mise en place du plan de formation, demandes de prise en charge AFDAS)
  • Suivi de l’engagement du personnel : suivi des demandes d’autorisations pour l’engagement d’artistes étrangers, suivi de l’obtention des visas, suivi social des stagiaires et conventions de stage, ordre de paie, établissement des contrats, etc
  • Droits d’auteurs : suivi et règlement
• Suivi administratif et financier de la billetterie du festival (en lien avec le ou la responsable de billetterie), état des ventes, facturation, remboursement, maintenance du logiciel…

Vie de l’association / Courant :

• Assurances
• Demande de licence d’entrepreneur
• Veille politique, juridique, sociale, fiscale et documentaire
• Suivi fonctionnement et courant des locaux :
  • Fournitures bureau
  • Contrat nettoyage
  • Contrat de photocopieur, maintenance informatique…

Et toutes les taches connexes.

Profil recherché
– Formation supérieure BAC +3 minimum
– Expérience de 3 ans minimum à des fonctions administratives de structures culturelles
– Grande rigueur exigée, capacité d’organisation
– Bonne connaissance de la comptabilité générale et de la gestion budgétaire
– Autonomie dans le travail et qualités humaines de travail en équipe
– Aisance avec l’outil informatique (en particulier Excel et Internet)
– Connaissance du monde du spectacle vivant appréciée

Type de contrat : CDI 35H
Salaire envisagé : selon expérience et la Convention Collective (Groupe 4)
Date de prise de fonction : Poste à pourvoir en septembre 2019
Date limite de candidature : Au plus tard le 2 août 2019

Lieu de Travail – Poste basé à Metz (57)
Curriculum vitae et lettre de motivation à adresser : Uniquement par courriel à recrutement@festival-passages.fr en précisant dans l’objet du mail : Candidature Responsable administration