L’ORCHESTRE PHILHARMONIQUE DE STRASBOURG recrute une assistant de régie [F/H]

Orchestre national fort de 110 musiciens, l’Orchestre philharmonique de Strasbourg compte parmi les formations symphoniques majeures de l’Hexagone. Outre son activité propre constituée d’environ 100 concerts par an qui s’appuie sur un projet musical et artistique ambitieux, il contribue à la saison lyrique et chorégraphique de l’Opéra national du Rhin. Il oeuvre activement au renouvellement des publics, notamment par des concerts décentralisés, des nouveaux formats de concerts et une large palette d’actions culturelles à destination de toutes les tranches d’âge.
Par sa présence et son action dans sa ville siège, par son rayonnement en France et à l’international, l’Orchestre philharmonique se veut un acteur majeur de la politique culturelle de Strasbourg et du territoire.
L’Orchestre est un établissement public administratif depuis le 1er janvier 2020.

Missions et responsabilités

Sous l’autorité du-de la régisseur-euse général-e, il-elle assure le suivi de l’activité des musiciens permanents de l’Orchestre et le suivi administratif des musiciens supplémentaires. Il-elle assiste le-la régisseur-euse général-e.

Activités principales

Assurer le suivi des musiciens permanents de l’Orchestre :

• Collecter mensuellement et mettre en validation les éléments variables de la paie des musiciens liés aux productions ;
• Assurer le suivi des heures de délégation (alimentation des congés liés) pour les membres de la Commission d’Orchestre et la Commission artistique ;
• Assurer le suivi du solde des congés médailles ;
• Assurer un suivi régulier du tableau de décompte des droits audiovisuels par musicien, en lien avec le-la responsable de production ;
• Assurer un temps d’accueil de chaque nouveau musicien pour présenter l’organisation pratique de l’Orchestre ;
• Gérer les réunions bilan des nouveaux musiciens (convocation des participants, établissement du compte rendu à l’issue de la réunion) ;
• Tenir et mettre à jour l’inventaire des instruments propriété des musiciens ;
• Procéder au recensement des besoins en formation des musiciens et participer à l’organisation des formations collectives ;
• Assurer le suivi et l’organisation logistique des dotations habillement des musiciens et des dotations des effets d’habillement des régisseurs.

Assurer le suivi administratif de l’embauche des musiciens supplémentaires et des techniciens

• Saisir dans Opas et Spaiectacles les données liées aux musiciens supplémentaires ;
• Editer dans le logiciel Spaiectacles les contrats et plans de travail, en lien avec le-la régisseur-euse général-e et le-la régisseur-euse général-e adjoint-e ; les transmettre aux musiciens supplémentaires ; communiquer à ces derniers les éventuelles modifications de planning ; transmettre à la comptabilité les contrats signés ;
• Déclencher les DPAE dans le logiciel Spaiectacles;
• Assurer le contrôle de l’aptitude médicale ;
• Gérer les liquidations de frais.

Organiser les concours de recrutement de musiciens

• Gestion administrative : rédaction et publication de l’offre, suivi des inscriptions, organisation des répétitions, rédaction du procès-verbal du concours ;
• Organisation logistique de la journée de concours : lettre d’engagement, convocation des participants, organisation du séjour du jury, accueil, organisation du catering, préparation des relevés de notes du jury.

Assister le-la régisseur-euse général-e

• Etablir les ordres de mission pour les musiciens et l’équipe technique lors des déplacements de l’Orchestre ;
• Etablir les tableaux récapitulatifs d’éléments de refacturation aux partenaires, notamment l’Opéra national du Rhin ;
• Tenir à jour les tableaux d’affichage.

Dans le cadre de ces activités, effectuer diverses formalités administratives (ordres de service, fiches prévisionnelles d’accueil des intervenants, demande de devis et suivi des factures, classement et archivage des dossiers, etc.).

Profil

• Diplômes : Bac +2 minimum
• Expériences : 2 années souhaitées sur un poste similaire
• Connaissance du cadre d’emploi des artistes et intermittents du spectacle et des formalités liées à leur embauche
• Pratique de l’allemand ou de l’anglais
• Maîtrise des outils informatiques (Pack office, Spaiectacles)
• Connaissance de logiciels spécifiques (Opas)
• Capacité d’anticipation et de maîtrise des délais ; capacité, le cas échéant, à travailler dans l’urgence
• Capacité organisationnelle
• Capacité à rendre compte
• Qualités relationnelles alliées à une obligation de discrétion
• Sens du travail en équipe
• Autonomie et capacité à prendre des initiatives appropriées en situation d’urgence
• Goût pour la polyvalence

Conditions d’exercice

• Poste à temps complet (35h), horaires variables dans l’amplitude 9h-18h
• Travail occasionnel le samedi en fonction des concours
• Type de recrutement : contractuel de droit public (CDD d’un an à compter du 11 janvier 2021)

Pour postuler à cette offre, merci d’envoyer CV et lettre de motivation à l’adresse suivante : ops-rh@strasbourg.eu
Format demandé : NOM_Prénom_CV.pdf ; NOM_Prénom_LM.pdf
Date de clôture : 4 novembre 2020