L’ORCHESTRE PHILHARMONIQUE DE STRASBOURG recrute un assistant de direction et de production [H/F]

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Orchestre national, l’Orchestre philharmonique de Strasbourg est un service en régie municipale de la Ville de Strasbourg. Fort de 110 musiciens-nes, il est installé dans les locaux du Palais de la musique et des congrès. Outre son activité propre constituée d’environ 80 concerts par an qui s’appuie sur un projet musical et artistique ambitieux, il contribue à la saison lyrique de l’Opéra national du Rhin. Il œuvre activement au renouvellement des publics, notamment par des concerts décentralisés et une large palette d’actions culturelles.

Par sa présence et son action dans sa ville siège, par son rayonnement en France, en Europe et en Asie, l’Orchestre philharmonique se veut un acteur majeur de la politique culturelle de Strasbourg et du territoire.

Sous l’autorité de la Directrice générale et en lien fonctionnel avec la/le responsable de la coordination artistique, vous assurez les missions de secrétariat de la direction de l’Orchestre philharmonique ainsi que l’organisation logistique des concerts de la saison de l’Orchestre à Strasbourg, dans sa ville siège et en déplacement.

MISSIONS

Missions de secretariat

• Rédiger et mettre en page différents textes en veillant au respect de la charte graphique (notes, certificats administratifs, courriers, rapports d’activité, enquêtes, etc…).
• Assurer le suivi des courriers dans le logiciel ELISE et les diffuser.
• Assurer le suivi et la validation des délibérations via le logiciel spécifique.
• Effectuer diverses formalités administratives (ordres de service, ordres de mission, fiches prévisionnelles d’accueil des intervenants, demande de devis et suivi des factures, classement et archivage des dossiers, etc…).
• Organiser les déplacements des membres de l’équipe de direction.
• Tenir à jour l’agenda Outlook de la Directrice générale.
• Organiser des réunions et en assurer les comptes rendus.
• Gérer de manière autonome certains dossiers spécifiques.
• Assurer le lien avec les agents-es du service et avec les services transversaux le cas échéant.
• Assurer le rôle de référent-e du service pour les questions informatiques.

Missions de production

• Préparer les contrats et les conventions en lien avec la/le responsable de la coordination artistique.
• Effectuer les démarches administratives liées à l’embauche des artistes.
• Demander les disponibilités des artistes, en lien avec la Directrice générale.
• Assurer l’accueil logistique et physique des artistes et des chœurs (hébergement, repas, transport, accompagnement) en lien avec leurs représentants-es.
• Organiser le catering et préparer les loges.
• Assurer la logistique des tournées de l’Orchestre en France et à l’étranger (demandes de visas, voyages, hébergement, repas, etc…).
• Rédiger les feuilles de route.
• Tenir à jour le fichier de suivi des engagements des artistes invités-es.

PROFIL

• Bac à Bac + 2 (BTS secrétariat et/ou formation dans le domaine du spectacle vivant).
• Expérience de 2 années sur un poste similaire souhaitée.
• Intérêt marqué pour la musique.
• Maîtrise des outils informatiques (Pack office, etc. ), prise en main des logiciels spécifiques (Elise, Airs Delib) à prévoir.
• Capacité d’analyse et de synthèse, facilité rédactionnelle.
• Maitrise de l’anglais parlé et écrit exigée, pratique de l’allemand appréciée.
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode.
• Capacité d’anticipation et de maitrise des délais.
• Capacité à rendre compte
• Sens de la diplomatie et qualités relationnelles.
• Autonomie et capacité à prendre des initiatives appropriées en situation d’urgence.
• Goût du travail en équipe.
• Permis B exigé.

CONDITION DE TRAVAIL ET ENVIRONNEMENT

• Possibilité d’être amené-e à participer à l’organisation et au bon déroulement des concours d’entrée des musiciens-nes à l’Orchestre.
• Présence en soirée et week-end à prévoir.
• Recrutement statutaire ou à défaut par voie contractuelle pour un an

N° annonce : E0634408853
Direction : Direction de la culture
Service : Orchestre philharmonique
Grade : rédacteur à rédacteur principal de 1ère clase
Date limite de dépôt des candidatures : 11/11/2018