l’OPÉRA NATIONAL DU RHIN recrute un assistant gestion administrative du personnel [H/F]

MISSIONS GENERALES

Chargé(e) de la gestion administrative du personnel, permanent (titulaires, contractuels, statuts particuliers), et du personnel intermittent, dans le respect de la législation et réglementation applicables.
Il/elle est plus particulièrement responsable de l’ensemble des actes de la gestion administrative courante concernant les procédures d’engagements, de l’établissements des contrats, du traitement des décomptes pour le personnel intermittent, de diverses tâches administratives et de la gestion de l’accueil des stagiaires.
Il/elle est le garant du respect des procédures administratives et statutaires en son domaine, et à ce titre agit également en qualité de conseils et informations auprès des responsables et personnels des services.

ACTIVITES PRINCIPALES

Sous l’autorité du Directeur des ressources humaines, il/elle assure la gestion courante dans les domaines suivants

Gestion du personnel intermittent

• Vérifier les demandes d’engagements, appliquer et veiller au respect des procédures et des différentes règles applicables
• Informer, conseiller et sécuriser les pratiques auprès des chefs de services
• Etablir les contrats d’engagements, et éventuels avenants, ainsi que tous les documents afférents à l’engagement
• Préparer des éléments de paies, établir les décomptes, et transmissions pour mise en paiement
• En cas d’engagement de personnel intérimaire, transmettre les demandes et enregistrer les contrats d’intérim

Gestion des carrières du personnel permanent

• Préparer les contrats d’engagements et documents règlementaires liés à l’engagement, établir les avenants, certificats de travail, etc
• Rédiger et contrôler les actes administratifs liés à la gestion des carrières (positions administratives, promotions, cessations de fonction, contrats, retraites, etc), et transmission au contrôle de légalité si requis
• Mettre en oeuvre, suivre et agender les dispositifs de déroulement de carrière et suivre les échéanciers (fin de contrat, période essai, avancements, …), dans le respect des règles applicables
• Attirer l’attention et établir les prévisions d’évènements à court, moyen et long terme

Gestion administrative du personnel

• Procéder aux déclarations réglementaires liées à l’engagement, aux demandes d’autorisations de travail pour le personnel de nationalité étrangère et en suivre les échéances, aux déclarations de détachements éventuels, et alerter sur les anomalies, dysfonctionnements et risques le cas échéant
• Organiser la constitution, la mise à jour, et l’archivage des dossiers individuels des agents
• Etablir les déclarations AT auprès des organismes sociaux, et les attestations liées
• Mettre à jour les supports de suivi RH (nouveaux arrivants, intermittents, etc), exploiter le système d’information RH
• Informer, orienter et conseiller les salariés sur les droits et obligations, et les démarches à effectuer au regard de leur demande
• Relations avec les partenaires extérieurs (préfecture, trésorerie, URSSAF, Mutuelle etc.)
• Et tous travaux administratifs du service, rédaction de courriers, établissement d’attestations diverses

Gestion des demandes de stage

• Traiter les différentes demandes de stage avec les services concernés et en valider la faisabilité
• Contrôler, compléter et suivre les conventions de stage
• Suivre et agender les accueils des stagiaires, compléter ou faire compléter et transmettre les bilans et évaluations demandées
• Etablir et mettre à jour les tableaux statistiques

Dossiers ponctuels, activités spécifiques

• Instances représentatives : en charge de l’organisation des élections des représentants du personnel, et pourra être amené(e) à préparer des dossiers à soumettre lors des réunions
• Instruire et suivre les demandes de distinctions honorifiques de travail
• Participer à l’établissement des tableaux statistiques, contribuer à la réalisation d’études, de projections sur les effectifs, coûts, etc, proposer des indicateurs de suivi et analyser les résultats
• Constituer et mettre à jour une base de données intranet
• Dans son domaine, veiller sur l’actualité sociale, contrôler l’application des statuts, des règlements et procédures internes de fonctionnement, et proposer des solutions pour adapter et sécuriser les applications
• Le cas échéant, et en cas de besoin, peut être amené(e) à effectuer la saisie des éléments des paies (éléments fixes et/ou variables)

COMPETENCES ET QUALITES :

Compétences

• Bac +2 minimum, licence professionnelle en administration/gestion du personnel, gestion des ressources humaines.
• Expérience impérative dans le domaine de la gestion du personnel titulaire et contractuel de la fonction publique territoriale, ou issu du secteur artistique privé.
• maitrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel,…) et de logiciels de gestion des ressources humaines incontournables (sPAIEctacle et CEGID Carrus souhaités)
• connaissance des principes fondamentaux des règles statutaires des établissements publics (et notamment des syndicats intercommunaux), de la carrière territoriale, du Code du travail et de la législation sociale
• Connaissance du fonctionnement du contrôle de légalité et des finances publiques

Qualités :

• Disponibilité et souplesse pour répondre aux différentes sollicitations quotidiennes, mais aussi réactif(ve) pour faire face à des urgences et aux priorités
• Organisé(e) et méthodique pour répondre aux échéances régulières et au respect impératif des délais de traitement et de transmission des éléments ou documents administratifs
• Fiabilité et rigueur impératifs
• Possédant un bon relationnel et une aisance dans les relations inter-personnelles, mais tout en sachant respecter les obligations de confidentialité et la discrétion indispensable requise par le poste
• Capacité d’analyse, d’initiative et force de proposition

Merci de faire parvenir votre candidature (lettre de motivation et curriculum vitae)
pour le 29 Novembre 2017
A Madame la Directrice générale de l’Opéra national du Rhin
Direction des Ressources humaines
19, Place Broglie – 67008 Strasbourg Cedex