l’OPÉRA NATIONAL DU RHIN recrute un assistant administratif [H/F]

MISSIONS ET ACTIVITES

Missions

Chargé(e) d’assurer l’ensemble des activités administratives et de secrétariat des différents services du CCN/BONR : direction artistique, administration, maîtres de ballet, régisseur général, direction technique et communication.
Ce poste implique en outre de prendre en compte les impératifs du personnel permanent tout comme ceux des équipes artistiques et techniques venues du monde entier.

Activités

Placée sous l’autorité de l’administratrice du Ballet, il/elle sera chargé(e), d’assure r de nombreuses tâches pluridisciplinaires et plus particulièrement :

Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique (accueil, réception, filtrage, transmission, et renseignements)
• Assure efficacement la fonction d’interface
• La diffusion interne des activités quotidiennes (courriels/affichages auprès des équipes de toutes les informations liées aux absences, aux changements éventuels de planning, aux feuilles de route de déplacements, les présences de stagiaires, de danseurs invités, etc)
• Informe, oriente et conseille les artistes, et les démarches à effectuer au regard de leur demande
• Gestion du courrier à chercher aux services postaux, ouverture et distribution
• Relations avec les partenaires extérieurs (préfecture, recette des finances, etc..)

Tâches administratives

• De manière générale, est en charge de toutes les activités administratives et de secrétariat du BOnR, rédaction de courriers, établissements d’attestations diverses, préparation et suivi de dossiers
• Gestion et suivi des agendas du directeur artistique et de l’administratrice du CCN/BONR, dont plus particulièrement les invitations, réunions, rendez-vous extérieurs, etc
• Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les comptes- rendus et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence
• Organise la constitution, la mise à jour, le classement et l’archivage des dossiers
• Organis e et gère le suivi administratif des réservations des hôtels pour les artistes permanents et du personnel technique lors des déplacements dans le Syndicat Intercommunal et lors des tournées, ainsi que des artistes invités (chorégraphes, décorateurs , professeurs invités etc. …)
• Organise et gère le s uivi administratif des voyages et déplacements (voyages du personnel  permanent (individuel/groupe) et des artistes invités
• Gestion et mise à jour de la base de données des contacts

Administration du personnel

• Préparation administrative des contrats d’engagements des artistes chorégraphiques et documents réglementaires liés à l’engagement, établissement des certificats de travail, demandes d’autorisations de travail pour le personnel de nationalité étrangère, suivi des échéances, déclarations de détachements éventuels, etc…
• Etablit les déclarations A.T. auprès des organismes sociaux et les attestations liées
• Mise à jour des outils de suivi s (pièces d’identité, carte de séjour, absences aux cours, heures supplémentaires, plannings d’interventions des kinés, etc…)
• Organise les rendez-vous de médecine du travail et en planifie les nouvelles visites
• Traite les différentes demandes de stage et en valide la faisabilité
• Contrôle, complète et suit les conventions de stage
• Suit et agende les accueils des stagiaires, complète ou fait compléter et transmet les bilans etévaluations demandées
• Assure la transmission de tous les documents administratifs ou copies, vers les services ou personnes concernés

Gestion des commandes et régie

• Etablit les bons de commande (chaussons, matériel etc…) et pré-contrôle les factures au regard des réservations, bons de commande, etc.
• Assure la mission de régisseur d’avances et à ce titre gère la régie « petites dépenses» du BOnR
• Tient à jour le cahier de régie de caisse

Activités spécifiques ou dossiers ponctuels

• Organisation des auditions, suivi des candidatures
• Peut être amené (e) à participer à l’établissement des tableaux statistiques, contribuer à la réalisation d’études, à l’amélioration des processus administratifs, à l’établissement de
  dossiers liés à l’organisation de tournées, coûts, à suivre/réaliser des missions de production ou des dossiers spécifiques selon les projets/activités artistiques, etc.

Le poste est basé à Mulhouse

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Formation

• Formation en secrétariat, gestion, administration, niveau Bac + 2 minimum. Une première expérience pertinente est exigée

Compétences

• Très bon rédactionnel , et capacité de synthèse
• Très bonne maîtrise :
  • de l’anglais et de l’allemand,
  • des outils informatiques et de bureautiques: word, excel, publipostage, …
  • d’une méthode de prise de notes rapide
• Expérience ou connaissance du domaine de la danse ou du spectacle vivant en général serait un plus

Qualités

• Possédant un bon relationnel et une aisance dans les relations inter-personnelles, mais tout en sachant respecter l’ obligation de discrétion indispensable requise par le poste
• Disponibilité et souplesse pour répondre aux différentes sollicitations quotidiennes, mais aussi réactif(ve) pour faire face à des urgences et aux priorités
• Capacité d’adaptation, d’organisation, ainsi que d’anticipation
• Fiabilité et rigueur impératifs
• Capacité d’analyse, d’initiative et force de proposition

Merci de faire parvenir votre candidature (lettre de motivation et curriculum vitae)
pour le12 Septembre 2018
A Madame la Directrice générale de l’Opéra national du Rhin
Direction des Ressources humaines
19, Place Broglie
67008 Strasbourg Cedex