le festival OSOSPHERE propose un stage “Assistant(e) chargé(e) de coordination événementielle”

FICHE DE POSTE – STAGIAIRE COORDINATION

SEPTEMBRE 2014 à  DECEMBRE 2015

 

Intitulé du poste :
Assistant(e) chargé(e) de coordination événementielle

 

Le projet (2014)
Le Festival de l’Ososphère est un événement pluridisciplinaire autour des cultures numériques et du renouvellement de la forme de la ville qui se déploie dans l’espace urbain et dans le temps. En 2014, l’Ososphère revient pour 2 Nuits Électroniques sur le site de La Coop au Port du Rhin, suivies d’un programme d’actions dans la ville et ailleurs qui met en relation artistes, partenaires, publics et habitants.

Description :

• Pour 2014 : Participer à la coordination des actions 2014 du Festival de l’Ososphère en assistant le coordinateur général et les différents services mobilisés (logistique, administratif, médiation, accueil…).
• Pour 2015 : Participer à l’organisation d’un événement culturel d’envergure (festival de musiques électroniques et arts numériques -10000 personnes par édition), en assistant le coordinateur général et les différents services mobilisés (logistique, administratif, communication, médiation, accueil…).

Missions :

COORDINATION :

Réaliser les missions suivantes :

• Participer à la veille artistique
• Mettre à jour les différents tableaux de suivi

Assister l’équipe de coordination dans les tâches suivantes :

• Etre un relais pour les équipes mobilisées en externe (régies, bénévoles…)
• Organiser les séjours des artistes (booking hôtel, transport…)
• Organiser l’acheminement et le transport des œuvres et du matériel
• Assurer la relation avec les collectivités, les prestataires logistiques, les fournisseurs…
• Participer à la préparation des événements non artistiques (émissions radio, tables rondes…)
• Assurer la relation avec les artistes en amont puis pendant les événements
• Préparer et assurer l’accueil des artistes des équipes

MEDIATION / ACCUEIL DU PUBLIC (selon les besoins) :

• Traiter les invitations et les inscriptions aux événements
• Participer à la production des supports mis à disposition du public
• Etre partie prenante dans le recrutement, la planification et la gestion des équipes bénévoles

ADMINISTRATIF (selon les besoins) :

• Récupérer les informations relatives aux artistes, aux œuvres
• Réaliser et mettre à jour les tableaux de bord de suivi administratif
• Produire les éléments administratifs (contrats, factures, conventions, autorisations…)

COMMUNICATION (selon les besoins) :

• Participer à l’organisation logistique des événements de communication
• Participer à la rédaction et à la production de supports de communication
• Mettre à jour les supports de communication web (site, blog, réseaux sociaux…)

 

Interlocuteurs de travail :

• Le coordinateur général de l’événement
• Les chefs de service (logistique, administratif, médiation, communication, régisseur…)
• Le directeur artistique du festival et les artistes invités pour l’événement
• Les partenaires du projet (co-porteurs de projet, collectivités territoriales…)
• Les prestataires (équipes techniques, fournisseurs, prestataires logistiques, hôtels…)
• Les artistes (domaine des arts numériques)
• Le public (festivaliers, invités, VIP, scolaires, familles…)

Période de stage : Valable de Septembre 2014 à Décembre 2015

Durée : Au minimum 2 mois (peut être un stage de longue durée)

Niveau d’étude souhaité : Minimum Bac +3 validé, dans l’un des domaines suivants : événementiel, gestion de projet, médiation culturelle

 

Compétences requises :

• Goût pour le travail en équipe, sens du relationnel
• Grande rigueur, sens de l’organisation
• Proactivité, sens de l’initiative
• Résistance au stress
• Disponibilité (les événements ont parfois lieu en soirée ou le week-end)
• Maîtrise du pack office.
• La maîtrise de l’anglais, de l’allemand ainsi que des compétences en back-office serait un plus.

Lieu du stage : Agence Candide / 24 rue du 22 novembre, 67000 Strasbourg

Coordonnées : lisa@agencecandide.com

Site internet : www.agencecandide.com / www.blog.ososphere.org