Atelier de coproduction : Les nouveaux outils de captation et de fidélisation des publics

Le 7 Octobre 2014 – À l’Agence Culturelle d’Alsace – 9h30

Comment toucher plus efficacement de nouveaux publics à l’heure où la diminution des subventions, la verticalisation du secteur sous la coupe d’acteurs privés et les pratiques de “consommation” culturelle dites immatérielles interrogent nos pratiques ?

Cette journée alternera des séances de formation et d’ateliers pour donner à chacun les moyens de s’approprier les outils qui demain impacteront leurs pratiques de relations aux publics.

Pour vous : Participer à un atelier destiné à mesurer l’évolution des comportements des publics, les possibles réponses à apporter et les outils existants. Définir des solutions référentes pour assurer vos prochaines actions de développement des publics. Bénéficier de scénarios conçus pour développer de nouveaux services aux publics pour des spectateurs désormais différents.

Pour nous : Mener une étude nationale et comparée. Configurer une solution professionnelle de façon mutualisée et adapter afin de faire profiter au plus grand nombre de structures culturelles d’une solution billetterie et de relations aux publics efficace, au moindre coût.
Ces ateliers s’inscrivent dans le cadre de notre étude 2014/2015 : Nouvelles conditions de  relation aux publics.

---

Difficulté à toucher et à fidéliser les jeunes publics, perte d’influence des prescripteurs, achats de  billets au dernier moment, pression accrue de la part des tutelles, verticalisation du secteur culturel – certains industriels cherchant à organiser l’offre de production et de diffusion à leur seul profit via les  outils de billetterie -, concurrence des pratiques culturelles immatérielles…
Si les institutions culturelles et les œuvres diffusées ne sont pas remises en cause dans ce  changement des pratiques, la façon d’animer une relation aux publics doit évoluer ainsi que les outils  utilisés pour capter, fidéliser et mieux connaître les spectateurs. Il faudra faire mieux demain, à budget  constant.
La plateforme d’acteurs culturels Artishoc fédère 40 structures en France et accompagne ses  membres dans une réflexion sur les conditions de mise en place de ces nouveaux outils. Nous  travaillons sur une solution située à la croisée des chemins entre la communication, les relations  publiques et la billetterie, un système partagé visant à améliorer les conditions de travail des équipes  pour toucher et fidéliser plus de spectateurs. Afin de parfaire cette solution mutualisée, nous  travaillions – dans une approche recherche/action – à mieux mesurer les pratiques et les besoins des  acteurs culturels concernant les nouvelles formes de relations aux publics.1
Dans ce cadre, nous lançons en 2014 une série d’ateliers, partout en France, avec les responsables  de communication et des relations aux publics pour mesurer, valider, enrichir les différents scénarios  que nous déployons. Chaque hypothèse étant conçue pour accompagner les structures culturelles  dans ces nécessaires évolutions.
Nous vous invitons à échanger avec nous, durant une journée, afin de découvrir les stratégies et les  outils existants, les comprendre et les critiquer, pour coproduire des scénarios de structuration et  d’entretien de bases contacts ainsi que de nouvelles pratiques commerciales, servicielles et tarifaires.
Cette journée de réflexion sur les stratégies à adopter est à considérer comme une journée de  formation, tant pour vous que pour nous. La mutualisation de nos expériences et  connaissances doit permettre à chacun de repartir de cette journée avec des clés pour  améliorer et faire évoluer ses missions dans un écosystème culturel en pleine mutation.
Comprendre les conditions de changement pour mieux agir demain. Quatre temps pratiques, quatre référentiels pour accompagner demain vos différentes problématiques.

INTERVENTION : (10h/13h) animée par Bruno Caillet, directeur pôles culture et territoire et animateur de la
plateforme artishoc.
> Référentiel 1 : Les services aux publics répondent ils aux attentes d’usagers connectés ?
> Référentiel 2 : Quelles sont les pratiques culturelles immatérielles et leurs facteurs clés de succès auprès des
publics ?
> Référentiel 3 : Panorama des outils disponibles et des tendances de communication en ligne.
> Référentiel 4 : Cross média : comment toucher qui, avec quels moyens. « Sortir la tête du guidon », évaluer des
scénarios afin de travailler mieux, différemment.
> Elisa Beardmore directrice de la communication des Dominicains Haute Alsace, développe un système  innovant de billetterie et de relations aux publics. Elle interviendra sur les différents scénarios proposés et rendra compte de son expérience concernant les conditions d’implémentation de ces nouvelles solutions, son expérience, les difficultés rencontrées lors de la mise en place de ces systèmes et les hypothèses de mutualisation possible à l’échelle territoriale.
Chaque intervention sera suivie d’un vote sur différents scénarios proposés, pour imaginer en commun les alternatives possibles concernant chaque point évoqué.
Chaque scénario fera l’objet d’un livrable pour accompagner vos différentes conduites de changement.

ATELIERS : (14.30/17.30)
Coproduire à partir de l’expérience de celles et ceux qui produisent l’activité culturelle en France, des  solutions innovantes, possibles et éthiquement responsables.
Quatre ateliers ; à l’issue de chacun, un ensemble de recommandations, soumises au débat avec  l’ensemble des participants.
Chaque atelier proposera aux personnes présentes des restitutions sous forme de scénarios  mis en débat. Ces propositions seront ensuite comparées à celles proposées dans d’autres  villes en France. Chaque scénario étant destiné à vous accompagner dans vos éventuelles  conduites de changement à venir.

Atelier 1 / Quelle structuration optimale d’une base de contact publics ?
Nous avons inventés des bases « usines à gaz », impossible à maintenir. Comment structurer une base de contacts qui fasse sens dans le cadre des relations aux publics et des relations aux  professionnels ?

Atelier 2 / Quelle solution de vente est adaptée pour fidéliser différemment différents publics ?
Sommes-nous certains que la partition abonnés / publics / chômeurs / professionnels fait encore  sens ? Combien valent un contact qualifié ou un contact relais dans une relation aux publics ? Une  approche « triple pay : pay as you are, pay as you use, pay as you grow », peut nous permettre d’inventer des modèles innovants d’accès aux salles, modèles plus en accord avec les façons de  « consommer » des jeunes publics notamment.

Atelier 3 / Quels services innovants inventer pour supporter les coûts de ces nouveaux outils,
comment ?
Les lieux culturels sont-ils seulement des espaces de diffusion ? Fonction des savoir-faire existants dans les lieux, quelles pratiques, quels services peuvent-être inventés pour produire différemment du  vivre ensemble ? Que représente un service gratuit sans les nouveaux usages ?

Atelier 4 / Quelles pratiques de mutualisation mettre en oeuvre ?
Ces outils, ces pratiques supposeront certainement des investissements, la mise en œuvre de  nouveaux métiers. A quels coûts ? Considérant le manque de fidélité des publics à telle ou telle salle,  quels seraient les services, les ressources humaines, et les contacts à mutualiser ? Sous quelles  conditions ?
Cette intervention et ces ateliers se concluront par un ensemble de livrables coproduits, destinés à vous accompagner dans vos propres réflexions concernant vos travaux de relations  aux publics.

Rendez-vous le 7 Octobre 2014 à 9H30
Agence Culturelle d’Alsace
1 espace Gibert Estève
Route de Marckolsheim
67601 Sélestat