le festival DÉCIBULLES propose un stage assistant de production / gestion et accompagnement des bénévoles [F/H]

Décibulles est un festival de musiques actuelles se déroulant sur 3 jours à Neuve-Eglise dans le Bas-Rhin (67). Avec 32 000 festivaliers, Décibulles est aujourd’hui un événement phare du Grand-Est. L’événement est porté par une association à but non lucratif, indépendante et autonome dans la conduite de son projet artistique et culturel avec une gestion désintéressée. Décibulles veille particulièrement à s’inscrire durablement dans le tissu culturel, associatif, social et économique de son territoire tout en défendant des valeurs sociales et sociétales qui lui semblent primordiales.
Afin de préparer sa prochaine édition qui se déroulera du 7 au 9 juillet 2023, l’association Décibulles cherche à renforcer son équipe avec une personne dynamique et motivée en tant que

STAGIAIRE EN PRODUCTION / GESTION ET ACCOMPAGNEMENT DES BENEVOLES

Pour une durée de 4 mois – du 27 mars au 21 juillet 2023

DESCRIPTION DES MISSIONS DU STAGE

Coordonner l’intégration et le suivi des bénévoles

• Réception et suivi des candidatures bénévoles
• Recensement des candidatures en fonction des différentes commissions
• Hiérarchisation des candidatures par pertinence

Développer les synergies entre l’association et les bénévoles

• Recensement des besoins d’effectifs bénévoles en lien avec les responsables d’équipes
• Identification des candidatures adéquates en fonction des critères requis

Coordonner le recrutement des bénévoles

• Proposition des candidatures aux responsables
• Notification des refus ou des validations de candidatures
• Information des bénévoles de leur affectation si réponse positive
• Récolte des présences et des informations nécessaires à la planification des missions

Assurer le lien entre l’association et les bénévoles

• Rédaction et mise à jour des informations du guide du bénévole
• Rédaction et envoi des conventions de bénévolat
• Participation active à la vie associative (Comité d’Organisation, journées de travail, …)

Assurer l’interface entre l’équipe R.H. et les équipes du festival

• Assurer les relances pour confirmer les présences et les repas
• Suivi des prestataires en lien avec les responsables de commission
• Récolte d’information et suivi auprès des membres de l’association

Exploiter le logiciel de gestion d’équipes

• Saisie de l’ensemble des informations collectées dans le logiciel R.H.
• Intégration des données en lien avec le responsable des Ressources Humaines
• Rédaction d’un manuel d’utilisation du logiciel à destination des utilisateurs

Assurer la préparation logistique de l’accueil des équipes

• Intégration des données à travers le logiciel RH
• Préparation des dotations en fonction des critères établis
• Gestion des accès des personnels et des véhicules
• Préparation de la signalétique spécifique à l’accueil

Assurer l’accueil des équipes sur le site en lien avec le responsable R.H.

• Accueil et accompagnement des bénévoles
• Accueil des membres des associations partenaires
•  Suivi des présences et des repas
• Réponses aux demandes de renseignements

PROFIL RECHERCHÉ

• Formation minimum Bac + 3 ou équivalent en production / administration / gestion culturelle
• Fort intérêt pour les musiques actuelles et le domaine culturel
• Esprit de synthèse et capacités rédactionnelles
• Aisance relationnelle et esprit associatif
• Maîtrise du pack office (Excel et Word principalement)
• Maîtrise d’InDesign appréciée
• Rigueur et sens de l’organisation
• Polyvalence et disponibilité
• Sens du travail en équipe

CONDITIONS

La mission s’effectue principalement dans les locaux de l’association, la-le stagiaire sera amené.e à se déplacer régulièrement.
Stage de 4 mois, à compter de fin mars 2023
Convention de stage obligatoire
Indemnité légale de stage
Ticket Restaurant
Possibilité de prise en charge de 50% de l’abonnement SNCF
Hébergement possible
Permis de conduire et véhicule personnel obligatoires
CV + lettre de motivation à envoyer avant le 14 novembre 2022 à et