Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Collaborateur-trice direct-e du directeur du Conservatoire et de l’administratrice générale, vous êtes chargé-e d’assurer leur secrétariat et de les assister dans la gestion administrative de l’établissement par la prise en charge de dossiers spécifiques ou relevant de l’administration générale.

Missions

Activités principales

  • Gérer l’agenda du directeur et de l’administratrice générale et assurer leur secrétariat.
  • Gérer le courrier (ouverture, enregistrement et diffusion, anticipation) et à ce titre assurer la fonction de référent-e « moyens généraux ».
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique de l’administration générale.
  • Rédiger les courriers courants : attestations, lettres de réponse type, etc.
  • Saisir et mettre en forme des courriers et notes signées par le directeur et l’administratrice générale.
  • Organiser les réunions récurrentes ou spécifiques, et élaborer puis diffuser les comptes rendus.
  • Gérer directement certains dossiers ayant trait à l’administration générale :
    • organiser les élections du conseil d’établissement,
    • valider et ou gérer les bourses du CROUS et du ministère de la Culture,
    • assurer l’interface avec le CDG67 pour organiser la venue d’élèves « cobayes » pour les examens de PEA ou AEA,
    • être la/le référent-e pour l’accueil des étudiants de Jacmel,
    • préparer les dossiers pour les partenaires (Département, DRAC…).
  • Assurer le classement et l’archivage des dossiers du service en lien avec l’ensemble des collaborateurs-trices et le service des Archives.
  • Revoir l’utilisation actuelle des espaces de stockage des dossiers du service et les modalités de conservation et de nommage des documents en lien avec l’ensemble des collaborateurs-trices, en conformité avec les pratiques en la matière édictées par la collectivité.
  • Etablir les ordres de mission et gérer les états de frais le cas échéant (suivi des ordres de missions et fiche prévisionnelles)
  • Gérer l’OGST et les plannings de l’administration et de la régie et gérer les demandes de congés des enseignants-es.
  • Mettre en place un suivi des conventions récurrentes à leur échéance.
  • Mettre en place les procédures adaptées pour les mises à disposition de locaux en lien avec le juriste de la direction et le régisseur principal du conservatoire (CRR).
  • Rédiger des propositions de conventions de partenariat.

Activités secondaires

  • Sur demande du directeur ou de l’administratrice générale, remplacer un-e collègue de l’administration pour assurer les besoins et nécessités de service.
  • Assurer la fonction de RIU.
  • Saisir, enregistrer et suivre les délibérations en veillant notamment au respect des délais.
  • Assurer la mission de responsable de salles lors de manifestations de la saison du CRR.

Profil

  • BTS assistant de direction ou équivalent.
  • Expérience dans un poste similaire exigée.
  • Expertise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques (Word, Excel, Elise, Airs Délib…).
  • Maîtrise des grandes règles administratives et les procédures de communication administrative, connaissances juridiques.
  • Maîtrise de l’anglais et/ou de l’allemand.
  • Connaissance du fonctionnement pédagogique du Conservatoire.
  • Capacité à gérer son temps et à organiser le travail.
  • Capacité à anticiper, projeter et mettre en œuvre.
  • Capacité à appréhender un dossier dans sa globalité et à rendre compte de son avancement.
  • Excellente expression orale et écrite.
  • Autonomie et polyvalence.
  • Maîtrise de soi, sens des relations humaines, de l’écoute et faculté d’adaptation.
  • Sens du service public, discrétion et neutralité.
  • Force de proposition et curiosité professionnelle.

Condition de travail et Environnement

Cité de la musique et de la danse.

  • Les congés doivent être pris pendant les vacances scolaires.
  • Planning de travail 35 h du lundi au vendredi
  • Disponibilité en soirée (selon planning prévisionnel) : 1 ou 2 fois par mois.

Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD d’un an)

N° annonce : E0776612947
Direction : Direction de la culture
Service : Conservatoire
Grade : rédacteur à rédacteur principal 1ère classe
Date limite de dépôt des candidatures : 21/06/2020

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