LA POUDRIÈRE [Belfort] recrute un assistant administratif [F/H]

PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE

Gérée par l’association loi 1901, les Riffs du lion, la Poudrière, salle de musique actuelle est située à Belfort, ville centre de la Communauté d’agglomération du Grand Belfort (105 000 habitants) et constituant l’un des cinq EPCI du Pôle métropolitain Nord-Franche-Comté (309 000 habitants), principal pôle urbain de Franche-Comté, frontalier de la Suisse et proche de l’Allemagne.

Un riche bassin artistique et culturel rayonnant. Outre la Poudrière, la ville de Belfort accueille deux festivals de musiques internationaux, les Eurockéennes de Belfort et le Festival International de Musique Universitaire (FIMU), Le Granit, théâtre labellisé Scène Nationale, ViaDanse, labellisé Centre Chorégraphique National, ainsi qu’un tissu associatif important.

L’association dispose d’une salle de concert de 235 places située en plein coeur du site historique de la Ville de Belfort dans une ancienne poudrière surplombée par la citadelle de Vauban ainsi que Rockhatry, 5 locaux de répétition aménagés dans l’ancien fort Hatry jouxtant le Conservatoire à Rayonnement Départemental Henri Dutilleux.

Chaque saison, la Poudrière organise plus de 60 évènements (programme plus de 110 artistes) et co-organise un festival, GENERIQ à l’initiative de Territoire de musiques (les Eurockéennes) associé à différentes SMAC régionales (Le Moloco, le Noumatrouff, la Rodia ainsi que la Vapeur).
La structure accueille une quinzaine de résidences d’artistes, accueille une quarantaine de groupes dans les locaux de répétition de Rockhatry, accompagne une dizaine de groupes (dispositif d’accompagnement des pratiques, notamment sur le projet Iceberg – Territoire de Musiques).
La Poudrière mène également un travail approfondi sur des actions culturelles. Une dizaine d’ateliers différents sur la saison et durant les festivals, visites pédagogiques, restitutions d’ateliers, concert pédagogique de sensibilisation aux risques auditifs « Peace & Lobe », spectacles jeune public. Les actions s’adressent à différents types de publics : EHPAD, hôpital, établissements scolaires de l’école au lycée (Culture collège, résidences territoriales, PLEA), maison d’arrêt et différents établissements culturels.

Elle contribue aussi, par le biais d’une société en participation (SEP) avec le Moloco à divers projets en commun : une carte d’abonné Poudrière/Moloco, une mutualisation de moyens, (HEEDS, Elogys) et de GENERIQ, ainsi qu’à des créations et divers projets d’accompagnements aux groupes et porteurs de projets.

Budget annuel : 500 000 € HT // Équipe composée de 6 salariés à temps plein et une salariée à temps partiel (6,5 ETP) // 53 intermittents (techniciens et artistes).

DESCRIPTION DU POSTE

A/ MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :

Sous la responsabilité de la direction, et en collaboration avec elle :

• Etre en charge de la gestion administrative générale de la structure.
• Etre en charge de la gestion financière de la structure.
• Etre en charge de la gestion du personnel.
• Etre en charge de la gestion des productions.

MISSION COMPLÉMENTAIRE :

• Participer au déroulement des activités de l’association.

B/ MISSIONS DÉTAILLÉES A LA FONCTION :

1. Etre en charge de la gestion administrative générale de l’Association 
   • Elaborer, en lien étroit avec la direction, les dossiers de subventions et assurer leur suivi administratif.
   • Veiller à l’application des règles régissant l’activité de l’établissement.
   • Participer à la recherche de nouveaux financements ainsi que les partenariats privés et le mécénat.
   • Suivre les relations avec le cabinet comptable.
   • Gérer les stocks administratifs (relations fournisseurs, etc).
2. Etre en charge de la gestion financière de l’Association
   • Elaborer le budget prévisionnel annuel et suivre son exécution.
   • Effectuer les analyses financières.
   • Enregistrer les entrées et dépenses dans le suivi de budget et effectuer le plan de trésorerie.
   • Assurer le classement des données administratives et comptables.
   • Etablir les devis et la facturation des prestations.
   • Effectuer la transmission et le suivi de données comptables et fiscales.
3. Etre en charge, en collaboration avec la direction, de la gestion du personnel
   • Elaborer les plannings.
   • Effectuer le suivi du plan de formation.
   • Effectuer les déclarations sociales et assurer le suivi des relations avec les partenaires sociaux.
   • Effectuer la transmission et le suivi de données sociales et les démarches liées à la paie.
   • Veiller à l’affichage obligatoire.
   • Etre en charge de l’engagement des techniciens et artistes intermittents.
4. Etre en charge de la gestion des productions
   • Préparer et suivre les budgets analytiques, les financements spécifiques, en lien avec l’attaché de production.
   • Elaborer les contrats avec les équipes artistiques, les chartes de mise à disposition de la salle, les contrats de partenariats, de co-réalisation ou de co-production en lien avec l’attaché de production.
   • Gérer la billetterie des concerts (mise en vente, bordereaux, partenariats).
   • Gérer les caisses (bar, billetterie, locaux de répétition) en lien avec l’attaché de production et l’animateur des locaux de répétition.
   • Droits d’auteurs (SACEM et SACD), taxe fiscale sur les spectacles de variété.
   • Gestion de l’espace SIBIL (Système d’Information Billetterie du Ministère de la Culture).
5. Participer au déroulement des activités de l’Association
   • Participer à l’organisation des concerts (accueil artiste, installation et mise en valeur du hall et de la salle, du bar, accueil du public…).
   • Contribuer enfin à la mise en place et au déroulement de toutes les activités courantes de la structure

PROFIL RECHERCHÉ

• Expérience significative dans le domaine de l’administration dans une structure culturelle, (2 années d’expérience minimum souhaitées).
• Formation initiale dans le domaine culturel de niveau 6 minimum (anciennement niveau 2).
• Connaître le secteur des musiques actuelles.
• Connaître la réglementation dans le domaine du spectacle vivant.
• Avoir des compétences spécifiques approfondies dans les domaines administratifs, budgétaire, comptable, fiscal et ressources humaines (droit du travail, paies, déclaration).
• Maîtriser la gestion associative (conseil d’administration, assemblée générale…).
• Avoir une parfaire maîtrise des logiciels informatiques bureautiques (Word, Excel, Outlook, navigation Internet, solution Heeds…). La maîtrise du logiciel de paie Spaiectacle serait appréciée.
• Avoir une très bonne expression orale et écrite.
• Savoir travailler en équipe.
• Savoir s’impliquer dans un travail en réseau.
• Savoir être rigoureux et avoir le sens de l’organisation.
• Savoir prendre des initiatives et être force de proposition.
• Avoir de bonnes capacités relationnelles.
• Bonne pratique de l’anglais souhaitée.
• Savoir gérer le stress, les tensions et les conflits internes dans les périodes d’activités intenses.
• Avoir une forte sensibilité artistique.
• Permis B et véhicule indispensables.

Relations internes :

• Encadrement : Direction de l’Association sous la responsabilité de la présidence de l’Association, du bureau et du Conseil d’Administration.

POSTE A POURVOIR LE 01/09/2020
POUR CANDIDATER : CV + lettre de motivation + documents sur activités antérieures.
CANDIDATURE A ENVOYER PAR EMAIL AVEC LA RÉFÉRENCE : « Administration La Poudrière/Rockhatry + NOM » CONTACTS POUR RÉPONDRE À L’OFFRE : Vincent Ilhe, Directeur de La Poudrière Stéphane Mazerand, Président des Riffs du lion, Cédric Chevrolet, trésorier des riffs du lion Email :

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF
Contrat à durée déterminée à plein temps de 6 mois, prolongement en CDI
Date de mise en ligne : 07/07/2020
Date limite de l’offre : 17/08/2020
Région : Bourgogne – Franche-Comté Département : 90 – Territoire de Belfort
Type de métier : Administration / Billetterie Temps de travail : 35h aménagées sur l’année
Exposition au bruit – Travail le soir, les WE et jours fériés
Salaire mensuel brut (en euro) : 1771,02 €
Niveau de rémunération : Technicien / Agent de maîtrise – CCNEAC (échelon 1/groupe 5) – Selon NAO 2019